Management Assistant Department Heads & Office Manager
WERELDHAVE BELGIUM JOB DESCRIPTION
|
JOB TITLE |
Management Assistant Department Heads & Office Manager |
|
REPORTS TO |
CEO |
| SCOPE | CEO BE, Development; Leasing&Retail; Finance, Legal |
JOB DOEL
Het verlenen van snelle en efficiënte secretariële en administratieve ondersteuning voor activiteiten die verband houden met de dagelijkse bedrijfsvoering, zodat anderen zo efficiënt en doelgericht mogelijk kunnen werken.
VERANTWOORDELIJKHEDEN
Ondersteuning departementen
- Fungeert als centraal aanspreekpunt en als een efficiënte verbindingspersoon tussen interne en externe belanghebbenden, waarbij hij/zij zorgt het stellen van prioriteiten.
- Verantwoordelijk voor effectieve gate keeping met betrekking tot inkomende communicatie; zorgt ervoor dat (vertrouwelijke/gevoelige) documenten en correspondentie op een accurate, professionele en tijdige manier worden verwerkt.
- Zorgt voor begeleiding en ondersteuning in de opmaak lay-outs/templates ten behoeve van presentatie- en externe communicatiedoeleinden.
- Verricht proactief aanvullende taken om een soepele doorstroming van het werk te waarborgen.
Secretariaat/ Administratieve taken
- Legt interne/externe vergaderingen en afspraken vast; brengt de genodigden op de hoogte en treft de nodige regelingen.
- Stelt diverse routinematerialen op (bijv. brieven, memo's, verslagen, enz.) met de nodige verantwoordelijkheid voor formaat, indeling van bijlagen, correcte spelling en grammatica.
- Verleent algemene kantoorondersteuning zoals e-mailen, fotokopiëren, typen, scannen, inbinden, archiveren, openen en verspreiden van post, agendabeheer.
- Coördineren/Organiseren van incentives
- Coördineren van binnenlandse en internationale reizen, inclusief reisroutes voor alle divisies van Wereldhave Belgium
- Coördineren van organisatorische projecten
- Coördineren (credit card) declaraties van aangewezen managers
- Onderhouden en bijwerken Sharepoint
- Voert algemene bedrijfsbureau activiteiten uit, die kunnen bestaan uit, maar niet beperkt zijn tot:
- Behandelen en screenen van externe vragen, beantwoorden van telefoontjes namens de leidinggevenden,
- Behandelen van post, zelf kunnen initiatief nemen om items die onmiddellijke actie vereisen.
- Voorbereiden/onderhouden van Excel-spreadsheets, PowerPoint-presentaties, mail merges en grootschalige communicatie-oefeningen.
- Een passend archiverings- en opslagsysteem voor documentatie onderhouden
- Ontwikkelen en onderhouden van lijsten met contactpersonen
- Uitvoeren, coördineren en beheren van vertalingen NL-FR-ENG
- Beheer van het purchase-to-pay proces. Opmaak bestelbonnen en bijhouden van projectadministratie (facturen, interne goedkeuringen, ...) & opvolging met Finance
Office management
- Stuurt de receptie aan
- Zorgt, in samenwerking met de receptie, voor het economaat
- Zorgt, in samenwerking met IT&HR, voor de vlotte afhandeling van IT materialen
- Zorgt, in samenwerking met Facility, voor een vlotte samenwerking met leveranciers
SAMENVATTING van de verantwoordelijkheidsgebieden
- Ondersteuning Management Team
- Secretariaat & Office management
- Administratieve taken
WERELDHAVE BELGIUM COMPETENCIES
- Resultaat gericht
- Ambitieus
- Flexibel & open voor verandering
- Teamwork
- Communicatie skills
FUNCTIE VEREISTEN
- Relevante bachelor achtergrond (bv Office management, management support).
- Minimaal 3 jaar ervaring in een secretariaat of administratieve ondersteuning, bij voorkeur in commercieel vastgoed en/of retail.
- Goede vaardigheden op het gebied van organisatie, prioriteiten stellen en tijdsbeheer om meerdere, lopende projecten af te handelen in een snelle, deadline gestuurde omgeving
- Veel aandacht voor details.
- Een hoge mate van intiatief nemen en een onafhankelijk oordeel kunnen behouden
- Goed ontwikkelde interpersoonlijke en interdepartementale communicatievaardigheden, in staat om effectief te communiceren met diverse belanghebbenden, teamplayer
- Computervaardigheden, in het bijzonder met Word, PowerPoint, Outlook en Excel
CV + motivatiebrief sturen naar hr.be@wereldhave.com